Comment demander un échantillon à votre fournisseur ?

Pourquoi commander des échantillons ?

Assurez-vous de la qualité de votre produit

Après avoir décidé de votre fournisseur, vous n’aurez qu’une envie : voir de plus près votre produit pour être sûre et certain de votre investissement. En plus, la demande d’un échantillon n’est pas simplement pour tester la qualité, vous pouvez également faire l’expérience produit.

Et oui ! Même si vous pensez que votre produit n’a aucun défaut grâce aux photos donné par le fournisseur, méfiez-vous, parfois les usines se contente de prendre la photo des catalogue produit. En effet, il y a peut-être des pièges ! Les photos peuvent être trompeuses, et malheureusement, nous pouvons facilement être influencés par une belle présentation et passer une commande d’un produit qui est visiblement attrayant, mais qui plus tard s’avère comme de très mauvaise qualité.

Assurez-vous de la fiabilité de votre fournisseur

L’intérêt direct de la demande d'échantillons est que vous allez pouvoir vérifier la compétence d'un fournisseur. Vous allez ainsi pouvoir avoir une bonne idée de son sérieux et de la façon dont il travaille en termes de :

• Communication
• Rapidité avec laquelle il traite et expédie les commandes
• Qualité de l'emballage

C’est la première interaction entre vous et le fournisseur, il est alors important de démarrer une relation seine et prouver votre sérieux. C’est une réelle occasion d’établir une relation à long terme et de montrer vos motivations

Préparez votre demande d’échantillons

Tout d’abord, il faut absolument avoir fait une liste de vos objectifs pour être sûre d’être précis dans votre demande d’échantillon. En effet, il est primordial d’être détaillé par rapport à ce que vous souhaitez. Et oui, en raison de la barrière linguistique probable entre vous et votre fournisseur, il est grandement recommandé d’être très clairs et de suivre les conseils suivants :

Les spécifications exactes du produit

• Il faut être le plus détaillé possible. Dites toutes les informations que vous jugez importante. Si vous devez inclure des photos, vidéos, diagramme, faites-le ! Plus vous serez précis et détaillé, mieux ce sera.
• Demander d’effectuer un test du produit. Généralement les fournisseurs ne refusent pas ce genre de demande donc n’hésitez pas !
• Soyez précis avec l'adresse de livraison.

• Demandez un numéro de modèle et une étiquette portant le nom de l'usine dans le but que vous puissiez différencier vos différents échantillons 
• Indiquez votre besoin d'échantillon afin de tester votre produit. Cela vous aidera non seulement à effectuer des tests et de faire l'expérience de votre produit sur l'échantillon, mais vous assurera également que vous obtenez des échantillons de la plus haute qualité.
• Renseignez-vous sur le processus actuel du fournisseur, c'est-à-dire les délais de production et d'envoi des échantillons afin de savoir comment réagir dans le cas où vous auriez besoin de modifications et d'avoir un ordre d'idée de quand le produit devrait arriver.
• Si vous doutez que le fournisseur a compris votre demande, demandez-lui absolument de vous confirmer sa décision. Il est primordial d'être sur la même longueur d'onde plutôt que de vous retrouver avec un échantillon qui n'est pas du tout conforme à vos spécifications.
• Si vous le jugez nécessaire, demandez une conférence vidéo avec le fournisseur pour vérifier que vos spécifications sont respectées avant l'envoi de l'échantillon. Cela vous permettra de demander des modifications et vous évitera à tous deux de devoir expédier un échantillon qui ne correspond pas du tout à vos attentes.
• Si nécessaire, assurez-vous d’avoir pensé à déposer les brevets et marques appropriés avant de demander un échantillon. En effet, une fois qu'un fournisseur a créé une version du produit, il lui est facile d'en créer des milliers.

Ne perdez pas de temps et soyez rigoureux lorsque vous commandez un échantillon ! En effet, n'oubliez pas les temps de livraison qui sont relativement long.

Les différents types d’échantillons que vous pouvez demander

Il est important de savoir qu'il existe plusieurs sortes d'échantillon et chacun vous donne droit à des options différentes, voici les plus utilisés :

Échantillons d’usine

Ce sont les échantillons fabriqués par l'usine sans avoir respecté les spécifications de l'acheteur.

Ce genre d'échantillon permet de s'assurer de la capacité de production, mais ne permet pas de savoir si le fournisseur est capable de fournir un produit personnalisé.

Les échantillons d'usine sont alors faits seulement pour les acheteurs qui ne souhaitent pas de personnalisation sur leurs produits.

Échantillons de pré-production

Ce sont les échantillons qui sont destinés aux produits qui doivent être personnalisés.

Ce type d'échantillon permet de tester la compétence du fournisseur à concevoir un produit en suivant les recommandations et spécifications de son clients et permet à l'acheteur de visualiser et faire l'expérience de son produit.

Pour les fournisseurs, il n'est généralement pas facile de développer un produits selon les spécifications d'un acheteur. D'un part, non seulement cela prendra du temps, et parfois même des années, mais il ne faut pas oublier aussi la possibilité d'échec qui est élevée, car tous les fabricants n'en sont pas capables.

Les échantillons de pré-production sont importants et peuvent être très intéressant pour vous, car cela vous permet de ne pas commander des échantillons définitifs tant que vos fournisseurs n'ont pas tout ajustés pour suivre vos demandes.

Nous pouvons comparer ça au moment du choix de la nourriture pour votre mariage, vous n'approuvez pas le gâteau au chocolat pour la cérémonie s'il est trop chocolaté ou trop sucré, n'est-ce pas ?

Échantillons de lot

Les production dʼéchantillons de lot sont effectués sur des produits fabriqués en série. Ces lots aident au contrôle de la qualité, les tests fonctionnels et les tests de laboratoire.

Généralement collectés par une personne tiers, les échantillons de lot sont très utiles pour garantir que les fournisseurs ne fournissent que des échantillons du lot de produits existant bel et bien.

Rédigez votre demande dʼéchantillons

Vous connaissez maintenant les différents types d'échantillon et les éléments à connaitre dessus, il est dorénavant temps d'effectuer votre demande. Pour vous aider, DocShipper vous propose un modèle de courrier simple dont vous pouvez vous inspirer :

Objet : Demande d'échantillon de produit tapis de yoga. 

 

Bonjour, 

Je m'appelle Kevin de Gym and Health Solutions. Nous cherchons actuellement à acheter et à développer nos propres tapis de Yoga et bien sur de haute qualité pour le marché britannique. Vous trouverez ci-joint plusieurs photos et une courte vidéo de la conception de nos produits et de leurs spécifications complètes que nous souhaitons.

Nous aimerions trouver une licence exclusive pour fabriquer et distribuer ce nouveau modèle en instance de brevet et nous pensons que votre entreprise serait la mieux placée pour le faire.

 

Spécifications :

 

Taille - 80cm x 35cm

 

Surface texturée et antidérapante

 

Mousse durable ; sans latex avec des encres sans phtalates

 

Extra épais, extra large

 

Pourriez-vous également nous fournir le délai habituel d'élaboration d'échantillons de produits ayant des spécifications similaires.

N'hésitez pas à nous demander plus amples informations si quelque choses n'est pas clair ou si vous avez des questions supplémentaires.

 

Une fois le processus terminé, veuillez envoyer l'échantillon à la même adresse que celle que nous avons indiquée, mais avant de le faire, nous aimerions demander un court rendez-vous vidéo afin que nous puissions voir à quoi ressemble le produit avant que vous ne nous l'envoyiez. 

 

Dans l'attente de votre réponse. 

Merci de votre aide et nous vous souhaitons bonne chance !

 

Kevin Miller

Il est probable que les détails indiqués ne soient pas suivis à la lettre et ça pour plusieurs raisons. En effet, votre message peut passer dans les mains de plusieurs personnes avant d'être finalement transmis à la personne qui réalise l'échantillon. Malheureusement, entre-temps, les informations peuvent parfois être confondues ou mal-interprétées. Les instructions que reçoit la personne qui fait l'échantillon peuvent de temps en temps ne plus être identiques à celles que vous avez effectivement transmises.

N'oubliez pas de demander si et comment l'échantillon diffère de l'échantillon produit en série. C'est important, car il arrive que les mêmes matériaux ne soient pas disponibles en petites quantités pour produire un échantillon.

Il arrive que les fournisseurs conçoivent des milliers de produits, dans le but qu'un échantillon unique corresponde à votre demande. En effet, parfois, les fabricants utilisent une machine totalement différente de celles qui sont utilisées pour la production de masse. Il peut même arriver qu'ils fabriquent ces produits à la main. Et évidemment, c'est le genre de détails que vous avez besoin de savoir.

L'avantage de cette méthode est que vous gagnez de l'argent si vous commandez avec un autre fournisseur, et non le contraire. Il peut être intéressant de partager les différents coûts avec le fournisseur avec un accord.

Parfois, il arrive qu'on vous demande de ne rien payer, en particulier pour les produits les moins couteux et pour lesquels les fournisseurs payent les frais d'expédition. Cependant, il y a souvent un piège. Même si on vous dit que c'est "gratuit" on vous demande par la suite de payer soit l'échantillon, soit l'expédition et même parfois les deux. Néanmoins, les fournisseurs ont le droit d'inclure le prix de l'échantillon dans le devis d'expédition, cela signifie que si l'on vous dit que vous ne payez rien, c'est quand même le cas.

Modes de paiement

Voilà le point qu'il faut bien garder à l'esprit et communiquer clairement : le mode de paiement utilisé.

Les méthodes habituelles sont :

• PayPal est l'option la plus populaire grâce à la facilité d'utilisation du site.
• Un virement bancaire via Western Union.

DocShipper vous conseille de choisir la méthode avec laquelle vous êtes le plus à l'aise.

Et si les fournisseurs refusent ?

Cette situation est très rare, mais elle peut arriver !

Mais attention, si le fournisseur trouve toute sortes d'excuse, méfiez-vous ! Il se peut qu'il vous cache quelque chose. 

Il est fortement déconseillé de faire du business avec ce genre de personne pas fiable, dès que vous faites face à un fournisseur dans ce cas là, soyez prudent et fuyez!

Que se passe-t-il si le fabricant ne répond pas à mes attentes ?

C'est lors de cette situation que vous comprenez et apprenez la valeur d'un échantillon de produit. En effet, vous pouvez tester la capacité d'un fabricant à produire un échantillon selon vos préférences et spécifications.

En réalité, beaucoup de fournisseurs ne seront pas capables d'atteindre vos objectifs, de réalisé vos spécifications et de respecter les exigences que vous avez fixées. Et c'est compréhensible.

Soyez patient, donnez-leur une chance de se racheter. Néanmoins, après plusieurs essais, il vaut mieux passer à autre chose.

Commander des échantillons sur Alibaba, est-ce fiable ?

Bien sûr ! Alibaba est un excellent moyen de trouver des fournisseurs et commander des échantillons. En effet, les démarches ont été simplifiées pour les acheteurs comme vous qui sont toujours en déplacement.

Les étapes ci-dessous vous permettent de passer une commande d'échantillons en quelques minutes :

1. Allez dans "Mon Alibaba" et cliquez sur "Appel d'offres" puis sur "Gérer les appels d'offres".
2. Recherchez votre appel d'offres puis cliquez sur "Devis".
3. Cliquez sur "Demander un échantillon" lorsque vous avez trouvé votre devis
4. Donnez rapidement toutes les informations requises dans le formulaire de demande d'échantillon, puis cliquez sur "Envoyer".
5. Vous pouvez aussi facilement envoyer un courriel aux fournisseurs que vous avez choisis par le biais de la boîte de message de la page du produit ci-dessous.

Une fois que vous avez fait ça, vous n'avez plus qu'à attendre leurs réponses. Le délai de réponse va vous aider à distinguer déjà des fournisseurs fiables à ceux qui ne le sont pas. 

Il arrive que les fournisseurs envoient des factures pour des échantillons via Alibaba, dans le but que vous puissiez payer la facture et suivre votre commande via le système Alibaba.

Pour vous aider, DocShipper vous met à disposition plusieurs article sur Alibaba et vous pouvez en trouver bien d'autres directement dans nos informations gratuites !

Conclusion

Après cet article, vous devez comprendre pourquoi la demande d'échantillons de produits est devenue une pratique courante, surtout pour les entités qui souhaitent distribuer des produits en grandes quantités. Cette étape vous permet de vous rassurer sur le fournisseurs et de vous garantir que vous allez obtenir le produits qui respectent vos spécifications.

En plus de vous faire économiser de l'argent sur le long terme, cela vous apporte la tranquillité qu'il vous faut pour avancer. Il faut absolument ne pas oublier que lorsqu'on vend des produits, la qualité est primordiale !! Commander des échantillons de produits est un moyen pratique et efficace de s'assurer de la qualité de votre produit, car vous aurez un aperçu de votre produit avant de démarrer votre gros investissement.