Sourcing et Devis Fournisseurs

Prise de connaissance du cahier des charges

Nos employés, contrairement à nos concurrents, sont le lien direct entre le client et le fournisseur dans un souci de limiter les interlocuteurs et afin de gagner en précision et flexibilité vis à vis de vos demandes.

Nous avons donc fait le choix au sein de DocShipper de vous proposer une relation de confiance avec des chargé de relation clients qui sont eux même les artisans de la démarche de recherche et de négociation avec les fournisseurs. De fait le cahier des charges précisément sera pris en compte et transmis aux fournisseurs sélectionnés avec attention et rapidité.

Ce cahier des charges devra être transmis avec précision, sérieux et de façon synthétique en un seul e-mail afin que nos équipes et les fournisseurs puissent gagner du temps, votre temps. Il doit comprendre les éléments suivants :

1. Vos produits par ordre de préférence :

• Lien site marchand de la référence (Amazon, Alibaba, Aliexpress, etc.)
• Spécifications détaillées si le lien précédent ne suffit pas.
• Photos, si le lien précédent ne suffit pas.
• Autres détails, demandes, besoins

 

2. Le MOQ (Minimum Order Quantity) à savoir la quantité minimale d'achat envisagée par référence unique à la première commande.

Si vous souhaitez commander 10,000 motos, nous devons savoir quelles quantités par couleurs et par puissance.3. Le prix ciblé par référence. Il s’agit du prix visé. Ce n’est pas obligatoire mais si par exemple vous avez déjà eu par le passé des devis, nous vous conseillons de nous envoyer ces devis, afin de gagner du temps dans nos recherches et de chercher à battre un prix que vous avez déjà négocié par le passé. Ce prix visé peut nous permettre également de chercher un niveau de gamme se trouvant dans ce que vous recherchez.

Recherche de fournisseurs

Etape cruciale de recherche (sourcing) des fournisseurs répondant à vos exigence en terme de :

• Prix
• certifications et normes du pays importateur
• Habilité à la personnalisation, private label (marque distributeur) et d’autres critères spécifiques
• Capacité à travailler sur contrat dans le respect des éventuels contrats de fabrication (OEM-ODM) / sous-traitance
• Respect des éventuelles propriétés intellectuelles du client
• Besoin variés du client, exemple : Contrat de distribution exclusif, rencontre fournisseur, etc.
• Analyse subjective complémentaire de la qualité d’un fournisseur parmi de nombreux sur le secteur

Un short listing interne sera réalisé sur ces exigences afin de sélectionner le ou les fournisseurs adéquats pour l’étape suivante.

Vérifications et normes 

Vos conseillers en collaborations avec nos spécialistes légaux s’occupent de la vérification précise des différents documents (CE, ROHS, EEC, ISO, EN71 ...) fournit par les fournisseurs.

Ce travail nécessite une étroite collaboration avec les administrations douanières et gouvernementale du pays d’importation ainsi que des contacts et vérifications auprès des laboratoires certificateurs.

Une veille législative est importante afin de toujours être à jour concernant les nouvelles directives sans cesse actualisées.

Négociation

La 2^ème étape réalisée, nous entamerons une négociation réfléchie, servant vos intérêts avec le ou les fournisseurs sélectionnés concernant les différentes variables suivantes :

• Prix
• Garanties
• Modalités de paiements
• Délais et capacité de production

(Optionnel mais recommandé) Demande d’échantillon 

C’est lors de cette étape que nous vous recommandons de procéder à la commande d’un ou plusieurs échantillons selon le nombre de fournisseur en liste. Cette collaboration mutuelle avec nos clients nous permet en effet de respecter au mieux leurs besoins mais également de valider la qualité attendue auprès du fournisseur. Etant donné la faible quantité de cette commande, nous effectuons un transport express afin de ne pas perdre de temps.

Une fois les meilleures conditions réunies, nous pourrons opter pour le fournisseur final correspondant au projet et revenir vers vous avec un devis optimal et répondre à toutes éventuelles questions.

Ce devis inclura en totale transparence le prix du transport, le prix fabricant, nos commissions.

(Optionnel) Contrôle qualité sur mesure

Le contrôle qualité est un étape que nous recommandons souvent, en fonction de diverses variables, afin de vérifier la marchandise et ses caractéristiques.
Nous travaillons avec nos partenaires afin de vous proposer différents types de QC, flexible et couvrant l’intégralité du territoire Chinois.

Ce contrôle est en général de 2 types : d’apparence / fonctionnel.

90% de ces contrôles ont lieu à la fin de la phase de production et donc après le paiement de l’acompte fournisseur (en générale négocié aux meilleures conditions de 30% du montant payé au fournisseur).
Ce contrôle permettra de vérifier le respect du cahier des charges et de contrôler des éventuels défauts de fabrications. Nous pourrons ainsi faire respecter les conditions de fabrications (au préalable négociés avec le fournisseur) afin d’obtenir une correction, compensation vis à vis de la problématique.

Paiement fournisseur

Le paiement fournisseur intervient après validation du devis par notre intermédiaire et selon les meilleurs conditions négociés avec le fournisseur. En générale nous obtenons auprès de ces derniers un acompte de 30% avant production, puis le paiement restant (70%) après contrôle qualité optionnel et avant envoi de la marchandise.

Des conditions plus favorables et flexibles peuvent être négociés au cas par cas avec les fabricants une fois les premières transactions réalises et la confiance installées. Nous parlerons alors en dernière étape de la gestion pure de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion de la trésorerie.

Transport

Nous sommes fiers de pouvoir vous proposer au sein de notre département transport, un service transitaire de qualité.

DocShipper fait en effet partie des rares sociétés ayant un modèle de société intégré proposant le service sourcing en totale synergie avec le service transport.

Cependant, dans l’esprit de toujours favoriser nos clients nous mettrons toujours notre propre département transport en concurrence avec le transporteur du fournisseur afin de sélectionner la meilleure solution au meilleur prix.

Ce transport répondra à votre convenance en terme de lieu de livraison, type de transport (maritime, aérien, express). Nous négocierons ainsi les meilleurs prix en fonction de l’Incoterm de votre choix.
Cela est non seulement une aide précieuse pour nos clients mais également pour nos fournisseurs partenaires qui sont souvent dépourvu de la capacité de livrer jusqu’à la porte du client (Incoterm DAP).

Gestion de la chaine d’approvisionnement (Supply Chain) et de la trésorerie

• Gestion de la relation des commandes récurrentes et long terme avec le/les fournisseurs.
• Création d’un calendrier prévisionnel des commandes tenant compte de la capacité de production du fournisseur, des délais de transport fluctuant selon la saisonnalité, des périodes de vacances du fabricant.
• Gestion et amélioration des conditions de paiements afin de tendre la trésorerie dans un objectif d’optimisation. Nous tenterons de négocier au mieux avec les fournisseurs afin de diminuer vos besoins en fonds de roulements pour améliorer votre trésorerie nette.
• Veille tarifaire concurrence et marché.

(Optionnel) : Service 3PL

Notre entrepôt, placé au cœur de l'Europe (Camporosso, Italie), nous permet de recevoir, stocker puis livrer vos produits aux meilleurs prix. Bénéficiez alors de ce service et de ses avantages (Vision en temps réelle sur l'inventaire par exemple).

Pour résumer, nous nous occupons de toute la partie logistique pour que vous vous concentriez sur le marketing.

FAQ | Services de sourcing

🇨🇳 Pourquoi faire appel à un agent d’approvisionnement ?

Il existe de nombreuses excellentes usines en Chine ; cependant, traiter avec des usines chinoises nécessite beaucoup d'expérience : processus de contrôle de la qualité des produits (exigences en matière de matériaux, technologies de traitement, tests de qualité en milieu de production et produits finis), expédition et gestion des exportations. Le recours à une entreprise professionnelle comme DocShipper vous aidera à acheter des marchandises en Chine avec beaucoup moins de tracas et à moindre coût !

💰 S’approvisionner via un agent sera-t-il moins cher que de contacter directement un fournisseur soi-même ?

La réponse est non. D’une manière ou d’une autre, il sera plus cher de vous aventurer tout seul dans l’approvisionnement. D’abord parce que nous négocions directement en Chinois avec les fournisseurs ce qui est naturellement un atout non négligeable. Aussi parce que nous disposons d’un vaste réseau qui couvre une multitude d’industrie. Et enfin, nous garantissons les achats notamment avec des services comme le contrôle qualité, la mise en conformité des produits… 3 points qui font que sur le long terme, vos achats seront plus rentables via un agent d’approvisionnement.

✅ Quel est le rôle d’un agent d’approvisionnement ?

L’agent d’approvisionnement (ou de sourcing) est votre bras droit en Chine. Il sera en charge de vous représenter, d’analyser et de sélectionner les candidats en ligne avec vos besoins. Le fournisseur est choisi ? Il est maintenant temps pour l’agent de lancer la production tout en contrôlant la qualité des produits, d’être sur que la cargaison soit conforme aux règles du pays de destination. De manière générale, cet agent fera en sorte d’éviter la moindre friction dans la chaîne d’achat afin de faciliter la prise de décision de vos côtés.

📦 Existe-t-il des quantités minimums de commande ?

Il n'y a aucune exigence de quantité minimale de commande. Cependant, nous préférons les commandes dont le montant d'achat dépasse 5 000 $ US. La raison en est que si vous recherchez de petites quantités pour un article à bas prix, vous constaterez peut-être que le dédouanement, les droits de douane, le fret et les frais de virement bancaire coûtent plus cher votre cargaison en elle-même.

🔍 Où trouvez-vous les fournisseurs ?

Tout d'abord, il est facile de trouver des fournisseurs et d'obtenir des devis par vous-même ou auprès d'agents d'approvisionnement. Nous connaissons tous les géants du web comme Alibaba, Taobao, 1588, AliExpress… En revanche, la chose que nous faisons est de prendre soin des détails fastidieux mais importants et de rendre l'ensemble du processus d'approvisionnement sûr, rapide et simple. Vous pouvez simplement vous asseoir et profiter du service afin de déployer vos efforts sur le marketing de vos produits.