Quand et comment dois-je contacter le fournisseur pour me renseigner sur l’état des commandes ?
Vous pouvez contacter le fournisseur par téléphone ou par e-mail ; le maintien d’une bonne relation avec le fournisseur est crucial ; vous avez une interaction illimitée avec le fournisseur, mais celui-ci doit être extrêmement fiable et rationnel pour les deux parties. Vous pouvez téléphoner ou planifier un appel pour vérifier le processus de production ou apporter des modifications à la production pour augmenter ou diminuer la quantité. Vous pouvez également demander des échantillons de produits au fournisseur afin que vous puissiez inspecter et tester la qualité du produit.
Si vous travaillez avec un fournisseur de confiance sur un produit régulier, vous pouvez le contacter une ou deux fois au cours du processus de fabrication pour vérifier deux fois. Vous devez contrôler chaque semaine si vous travaillez avec un nouveau fournisseur et si le produit est OEM (conception personnalisée). De la même manière, si le produit est ODM (marque privée), vous devez inspecter le processus de fabrication tous les dix jours pour vous assurer que tout est en ordre. Cependant, gardez à l’esprit que vous inclurez ces éléments dans l’accord entre vous et le fournisseur lors de la signature d’un contrat. Quand il s’agit de suivre ces pistes, il y a quelques choses que vous devez retenir :
- La patience sera récompensée à la fin. Vous devez jouer le jeu long et faire un suivi régulier sur une longue période de temps. Ce n’est pas la fin du jeu si le fournisseur ne répond pas.
- Vérifiez que les équipes de vente et de marketing des produits sont organisées et que leurs tâches de suivi sont différentes. Cela vous permettra de gagner du temps, d’éviter les répétitions et de montrer un visage uni.
- Vous aurez besoin d’un système. Un CRM de vente solide, tel que Pipedrive, peut vous aider à éviter des scénarios gênants tels que l’envoi d’e-mails répétés ou le fait que vos prospects se sentent bombardés.
Développer des relations positives avec les fournisseurs
Le fait d'avoir d'excellents fournisseurs au sein de votre équipe augmente votre service à la clientèle ainsi que votre efficacité. Une relation fructueuse avec un fournisseur peut également vous apporter un soutien commercial indispensable qui peut vous proposer de nouvelles idées et vous inciter à conclure de nouvelles affaires. Après tout, si votre entreprise se développe, celle de vos fournisseurs aussi. Vous devez aborder correctement vos relations avec vos fournisseurs si vous voulez qu'elles restent solides. Il est payant de s'efforcer de cultiver des relations positives avec vos principaux fournisseurs. Votre entreprise en bénéficiera si vous pouvez économiser de l'argent ou améliorer la qualité des articles ou des services que vous obtenez de vos fournisseurs. Lorsque vous vous engagez auprès de vos fournisseurs, tenez compte de certaines des suggestions suivantes :
- Les réunions en face à face sont un excellent moyen d'en apprendre davantage sur les entreprises de vos interlocuteurs. Comprendre le fonctionnement de votre fournisseur vous aidera à voir comment il pourrait profiter à votre entreprise.
- Rencontrez les personnes qui superviseront votre compte et assurez-vous que vous pouvez les joindre facilement.
- Renseignez-vous sur leurs stratégies de croissance et de développement. Cela aura-t-il un impact sur les biens ou services qu'ils vous fournissent ?
- En passant vos commandes à temps, en étant explicite sur les délais et en payant à temps, vous pouvez aider vos fournisseurs.
- Soyez attentif aux occasions que vous pouvez leur transmettre ; dans une relation client-fournisseur réussie, ils vous rendront la pareille.
- Faites en sorte que vos fournisseurs se sentent appréciés, et ils travailleront davantage pour vous. Si vous acceptez de faire appel à eux en exclusivité, certains vendeurs peuvent vous offrir des remises plus importantes.
Toutefois, s'ils font faillite, cela peut poser de sérieux problèmes. Ne laissez pas passer les occasions qui se présentent à vous. Surveillez les offres proposées par les fournisseurs concurrents pour garder vos options ouvertes. Demandez-vous si vous avez besoin d'un contrat ou d'un accord de niveau de service (SLA). Cette procédure empêchera le fournisseur de se reposer sur ses lauriers. Consultez la page consacrée aux accords de niveau de service dans ce guide.
Comment puis-je savoir si un fournisseur livre le produit approprié ?
Pour ce faire, vous devez entretenir une relation saine et de qualité avec votre fournisseur. Comme indiqué précédemment, la plupart des sociétés chinoises travaillent soigneusement sur chaque composant du produit afin d'éliminer les erreurs. Vous pouvez espérer un produit décent si vous pouvez exprimer à votre fournisseur l'importance du produit pour vous et fournir une fiche technique. Vous pouvez faire un échantillon de pré-production si votre produit est fragile et effectuer un contrôle de qualité afin d'avertir le fournisseur si des défauts sont découverts.
Pour le suivi, quelles questions dois-je poser ?
Lors du suivi de la commande, il y a quelques questions que vous devez poser au fournisseur. Il est acceptable de poser des questions pendant le processus de production, selon le type de fournisseur avec lequel vous travaillez. Par exemple, si vous travaillez avec un nouveau fournisseur, vous pouvez vous renseigner à plusieurs reprises ; en revanche, si vous travaillez avec un fournisseur habituel, vous ne devez pas vous renseigner aussi fréquemment, car vous le connaissez depuis longtemps et vous êtes familiarisé avec son efficacité. Cependant, il y a quelques facteurs à garder à l'esprit :
Les exigences en matière de commande :
Toutes les entreprises ne sont pas bien établies, ce qui signifie que lorsque vous passez une commande, elles seront en mesure de respecter la capacité de production et de livrer des marchandises de haute qualité. Par conséquent, il est essentiel de vérifier les fondements de l'entreprise. Pour être plus précis, vous devez leur envoyer une fiche technique qui décrit clairement le produit. Vous devez également vous renseigner sur les matières premières qu'ils utiliseront pour la production, ce qui est particulièrement important à contrôler parce qu'ils peuvent les fabriquer avec des matières premières de mauvaise qualité, ce qui donne des produits insatisfaisants. Par conséquent, l'inspection des matières premières est essentielle, tout comme la demande de photographies et de vidéos des premiers échantillons de production.
Le temps :
Dans le domaine des affaires, le temps est le facteur le plus important pour réussir. Il est essentiel de savoir que votre fournisseur sera en mesure de livrer votre produit à temps, comme prévu. La fabrication d'un produit en Chine prend généralement deux mois, bien que cela puisse prendre moins selon le type de produit, les besoins et la quantité du produit. Cependant, les entreprises chinoises ne mettent que quelques jours à fabriquer ; la commande et la réception des matières premières, qui peuvent prendre jusqu'à deux ou trois semaines, sont plus longues. Par conséquent, il est bon de revérifier le délai de livraison estimé au moment de signer le contrat. Dans cette optique, vous pouvez poser quelques questions au fournisseur, par exemple : Quand allez-vous commencer la production ? Quand serez-vous en mesure d'achever la production de masse ? Pour respecter les délais de livraison, certaines entreprises peuvent se donner beaucoup de mal pour terminer la production à temps ou recourir au travail des enfants pour réduire les coûts. Par exemple, Apple a récemment découvert que l'un de ses fournisseurs chinois avait enfreint les lois locales et les normes internes d'Apple en embauchant un trop grand nombre de travailleurs illégaux et en exigeant d'eux qu'ils effectuent des heures supplémentaires non payées afin d'atteindre des objectifs de production.
